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21.08.2014

„Neues Beteiligungsverfahren an Vergaben entwickeln“

Ratsantrag 13/2014

Die Fraktion der GRÜNEN beantragt, im Rat der Stadt Aachen folgenden Beschluss zu fassen:

Die Verwaltung wird beauftragt, das Beteiligungsverfahren der Fraktionen an Vergaben zu verbessern. Insbesondere sollen Nutzerkomfort und Sicherheit verbessert und die Transparenz erhöht werden. Gegebenenfalls ist auch ein ganz neues Verfahren beispielsweise mit Nutzung von sicheren Cloud-Services zu entwickeln.

Begründung

Das aktuelle Verfahren der Beteiligung der Fraktionen an Vergabeverfahren besteht darin, dass die Fraktionen per Mail über die jeweiligen Vergaben informiert und um Stellungnahme (Einspruch/weitere Fragen/Freigabe) gebeten werden. Die Unterlagen zu den Vergaben sind in der Regel als Anlagen angefügt. Dies geschieht meist in Form von PDF.

Nicht selten gehören zu einem Vergabevorgang sehr viele Dokumente. Es ist sehr mühsam, diese alle zu öffnen, um sie lesen zu können. Erschwerend kommt hinzu, dass die Dateinamen nur selten Auskunft über den Inhalt geben. Eine Auflistung der angefügten Dateien, die hier etwas Transparenz schaffen könnte, gibt es in der Regel nicht. Alle Informationen zum Vergabeverfahren müssen erst aus den Dokumenten zusammengesucht werden. Benutzerfreundlichkeit ist nicht gegeben.

Der Versand der Unterlagen ist mit hohen Sicherheitsrisiken verbunden. Die Fraktionen und die Ratsmitglieder, die in den Fraktionen mit der Bearbeitung der Vergaben betraut sind, sind zwar an die Verschwiegenheitsvorschriften gebunden. Der Datenverkehr per Mail ist aber immer unsicher. Und auch durch Bedienfehler, etwa bei der Weiterleitung eine Mail, können immer Fehler geschehen. Sobald die Unterlagen per Mail in den Verkehr gebracht sind, kann für die Datensicherheit keine Garantie mehr gegeben werden.

Rückfragen zu den Vergaben werden individuell gestellt. Auch Antworten und zusätzliche Informationen, die erfragt werden, werden individuell zugestellt. Es findet keine Informationen der anderen Beteiligten statt, wenn eine Fraktion Widerspruch einlegt. Hier fehlt es an Transparenz und an der Möglichkeit ein einheitliches Informationslevel zu schaffen.

Denkbar ist, als Alternative zum aktuellen Verfahren, die Vergabeunterlagen auf einer sicheren Plattform zur Verfügung zu stellen, auf die alle Beteiligten mit entsprechenden Sicherungen Zugriff haben. Hier können die Dokumente in übersichtlichen  Strukturen und in praktikablen Datenformaten zu Verfügung gestellt werden. Die Struktur kann so aufgebaut sein, dass es eine Übersicht über alle Vergabeverfahren in einem Projekt gibt und ein Vergleich ähnlicher Vergabeverfahren leicht möglich ist. Fragen können hier ebenfalls für alle sichtbar eingestellt werden. Antworten und ergänzende Informationen stehen dann allen gleichermaßen zu Verfügung.

Das System bietet auf jeden Fall mehr Sicherheit als das aktuelle Verfahren.

Ulla Griepentrog
Fraktionssprecherin

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